Organizacja pracy kancelarii i sekretariatu - jak ograniczać chaos, zaległości i błędy

Cel szkolenia:

Szkolenie poświęcone jest praktycznym aspektom organizacji pracy kancelarii i sekretariatów. Jego celem jest pokazanie sposobów ograniczania chaosu organizacyjnego, usprawniania przepływu informacji oraz budowania przejrzystych zasad pracy, które pomagają ograniczać zaległości i błędy w codziennej pracy administracyjnej.

Adresaci szkolenia:

• pracownicy kancelarii i sekretariatów
• pracownicy administracyjni
• koordynatorzy czynności kancelaryjnych
• kierownicy jednostek administracyjnych
• osoby odpowiedzialne za organizację pracy biura i przepływ informacji

Korzyści dla organizacji:

• większa przejrzystość odpowiedzialności za zadania
• sprawniejsza organizacja pracy
• ograniczenie zaległości i błędów
• usprawnienie przepływu informacji
• lepsza organizacja zastępstw
• ograniczenie zależności od wiedzy pojedynczych pracowników
• pełniejsze wykorzystanie potencjału obecnego zespołu
• usprawnienie pracy bez konieczności wprowadzania kosztownych zmian organizacyjnych

Korzyści dla uczestnika:

• lepsza organizacja własnej pracy
• większa przejrzystość obowiązków i odpowiedzialności
• skuteczniejsze ustalanie priorytetów
• ograniczenie chaosu informacyjnego
• usprawnienie współpracy w zespole
• poznanie praktycznych rozwiązań możliwych do wdrożenia od zaraz

Program szkolenia:

Skąd bierze się chaos organizacyjny?

• najczęstsze źródła chaosu
• symptomy źle zorganizowanej kancelarii
• wpływ chaosu na pracowników i organizację

Role, odpowiedzialność i zastępowalność

• jasny podział obowiązków
• odpowiedzialność za zadania
• organizacja zastępstw
• syndrom „Pani Zosi”

Jak ograniczać zaległości i skutecznie ustalać priorytety?

• źródła zaległości
• terminy ustawowe jako naturalny priorytet
• wyjątki i ich wpływ na organizację pracy
• przerywanie pracy i asertywna komunikacja

Organizacja informacji i przepływu pracy

• wspólne zasady pracy
• przekazywanie informacji i zadań
• organizacja wiedzy w zespole
• ograniczanie zależności od pojedynczych osób

10 zasad sprawnie działającej kancelarii i sekretariatu

• dobre praktyki organizacyjne
• najczęstsze błędy i sposoby ich ograniczania
• rozwiązania możliwe do wdrożenia w codziennej pracy

Plan działań po szkoleniu

• diagnoza własnego miejsca pracy
• obszary wymagające usprawnień
• działania do wdrożenia po szkoleniu

Prelegent:

Izabella Staniszewska - Specjalistka z ponad 10-letnim doświadczeniem w obszarze administracji, organizacji pracy kancelarii oraz elektronicznego zarządzania dokumentacją. Na co dzień odpowiada za organizację procesów administracyjnych, obieg dokumentów oraz koordynację czynności kancelaryjnych w środowisku szkolnictwa wyższego, pracując w jednej z największych publicznych uczelni w Polsce.

Posiada praktyczne doświadczenie w usprawnianiu organizacji pracy, przepływu informacji oraz wdrażaniu rozwiązań wspierających cyfryzację procesów administracyjnych. W swojej pracy łączy znajomość tradycyjnych zasad kancelaryjnych z nowoczesnymi narzędziami elektronicznego zarządzania dokumentacją i organizacji pracy. 
Specjalizuje się w tematyce organizacji pracy kancelarii i sekretariatów, obiegu dokumentów, systemów EZD oraz usprawnianiu procesów administracyjnych. Interesuje się również tematyką przeciążenia zawodowego, efektywności pracy oraz dobrostanu pracowników w środowisku administracyjnym.

W pracy szkoleniowej koncentruje się na praktycznych rozwiązaniach możliwych do wdrożenia w codziennej pracy administracyjnej. Szczególną uwagę poświęca tworzeniu rozwiązań, które nie tylko usprawniają funkcjonowanie organizacji, ale również ułatwiają codzienną pracę pracowników i ograniczają niepotrzebny chaos organizacyjny.
 

Co zapewniamy:

• materiały szkoleniowe w formie elektronicznej
• certyfikaty w formie elektronicznej / papierowe (zalaminowane) na życzenie
• wsparcie techniczne podczas trwania szkolenia
• wyspecjalizowaną kadrę
• liczebność grupy dostosowaną do specyfiki tematu szkolenia
• możliwość zadawania pytań w trakcie szkolenia za pośrednictwem chatu lub połączenia video