Obieg dokumentów w praktyce - Jak stworzyć przejrzysty i skuteczny proces

Cel szkolenia:

Szkolenie poświęcone jest praktycznym aspektom organizacji obiegu dokumentów i realizacji spraw w organizacji. Jego celem jest pokazanie, jak projektować przejrzyste procesy, ograniczać opóźnienia i błędy oraz budować zasady pozwalające sprawnie monitorować drogę dokumentu – od momentu jego wpływu aż do zakończenia sprawy. Uczestnicy poznają sposoby analizowania istniejących procesów oraz identyfikowania miejsc, w których najczęściej dochodzi do przestojów, niejasności i rozmycia odpowiedzialności.

Adresaci szkolenia:

• pracownicy kancelarii i sekretariatów
• pracownicy administracyjni
• koordynatorzy czynności kancelaryjnych
• kierownicy jednostek administracyjnych
• osoby odpowiedzialne za obieg dokumentów i realizację procesów administracyjnych
• osoby uczestniczące w projektowaniu i usprawnianiu procesów wewnętrznych

Korzyści dla organizacji:

• większa przejrzystość obiegu dokumentów i realizacji spraw
• ograniczenie opóźnień i błędów w procesach
• lepsze określenie odpowiedzialności za poszczególne etapy procesu
• łatwiejsze monitorowanie statusu spraw
• ograniczenie zbędnych etapów i niepotrzebnego przekazywania dokumentów
• większa odporność procesów na nieobecność pracowników
• możliwość identyfikowania procesów wymagających usprawnienia
• lepsze przygotowanie organizacji do zmian związanych z nowymi narzędziami i sposobami pracy 

Korzyści dla uczestnika:

• lepsze rozumienie zasad sprawnego obiegu dokumentów
• umiejętność rozpoznawania najczęstszych błędów i „wąskich gardeł” w procesach
• umiejętność analizowania drogi dokumentu od wpływu do zakończenia sprawy
• lepsze rozumienie ról i odpowiedzialności w procesie
• poznanie zasad projektowania prostych i przejrzystych procesów
• umiejętność identyfikowania zbędnych etapów i akceptacji
• poznanie praktycznych sposobów usprawniania procesów funkcjonujących w organizacji

Program szkolenia:

Dlaczego obieg dokumentów ma znaczenie?

• obieg dokumentów jako element realizacji spraw i procesów
• objawy źle działającego obiegu dokumentów
• wpływ nieprawidłowego obiegu na terminowość, odpowiedzialność i organizację pracy
• cechy dobrze zaprojektowanego procesu

Od wpływu dokumentu do zakończenia sprawy

• wpływ dokumentu i uruchomienie procesu
• rejestracja i kwalifikacja sprawy
• dekretacja i przekazanie do realizacji
• realizacja procesu i monitorowanie statusu
• zakończenie sprawy i możliwość odtworzenia jej przebiegu

Różne dokumenty – różne procesy

• dlaczego nie istnieje jeden uniwersalny obieg dokumentów
• cel dokumentu jako punkt wyjścia do projektowania procesu
• różne ścieżki dla różnych kategorii dokumentów i spraw
• wymagania prawne i regulacje wewnętrzne a organizacja procesu
• kiedy istniejący proces wymaga zmiany

Najczęstsze błędy w obiegu dokumentów

• brak właściciela procesu
• różne sposoby realizacji tego samego procesu
• procesy funkcjonujące wyłącznie „w głowach pracowników”
• brak aktualizacji procesów po zmianach organizacyjnych i technologicznych
• zbyt wiele etapów i akceptacji
• skupienie na drodze dokumentu zamiast na celu sprawy

Jak budować i usprawniać własne procesy?

• określenie celu procesu
• wskazanie uczestników i odpowiedzialności
• określenie sposobu monitorowania statusu sprawy
• ustalenie momentu zakończenia procesu
• prostota, zgodność z przepisami i odporność procesu na nieobecności
• sygnały wskazujące, że proces wymaga usprawnienia

Plan działań po szkoleniu

• wybór procesu wymagającego usprawnienia
• diagnoza problemów i zbędnych etapów
• określenie możliwych zmian
• zaplanowanie pierwszych działań do wdrożenia po szkoleniu

Prelegent:

Izabella Staniszewska - Specjalistka z ponad 10-letnim doświadczeniem w obszarze administracji, organizacji pracy kancelarii oraz elektronicznego zarządzania dokumentacją. Na co dzień odpowiada za organizację procesów administracyjnych, obieg dokumentów oraz koordynację czynności kancelaryjnych w środowisku szkolnictwa wyższego, pracując w jednej z największych publicznych uczelni w Polsce.

Posiada praktyczne doświadczenie w usprawnianiu organizacji pracy, przepływu informacji oraz wdrażaniu rozwiązań wspierających cyfryzację procesów administracyjnych. W swojej pracy łączy znajomość tradycyjnych zasad kancelaryjnych z nowoczesnymi narzędziami elektronicznego zarządzania dokumentacją i organizacji pracy. 
Specjalizuje się w tematyce organizacji pracy kancelarii i sekretariatów, obiegu dokumentów, systemów EZD oraz usprawnianiu procesów administracyjnych. Interesuje się również tematyką przeciążenia zawodowego, efektywności pracy oraz dobrostanu pracowników w środowisku administracyjnym.

W pracy szkoleniowej koncentruje się na praktycznych rozwiązaniach możliwych do wdrożenia w codziennej pracy administracyjnej. Szczególną uwagę poświęca tworzeniu rozwiązań, które nie tylko usprawniają funkcjonowanie organizacji, ale również ułatwiają codzienną pracę pracowników i ograniczają niepotrzebny chaos organizacyjny.
 

Co zapewniamy:

• materiały szkoleniowe w formie elektronicznej
• certyfikaty w formie elektronicznej / papierowe (zalaminowane) na życzenie
• wsparcie techniczne podczas trwania szkolenia
• wyspecjalizowaną kadrę
• liczebność grupy dostosowaną do specyfiki tematu szkolenia
• możliwość zadawania pytań w trakcie szkolenia za pośrednictwem chatu lub połączenia video